Workflow-System

Ein nicht zwingend notwendiger Bestandteil ist ein Workflow-System. Es bietet aber weitreichende Möglichkeiten zur Ablaufsteuerung innerhalb eines CMS.

Im Glossar der CoreMedia AG wird der Workflow-Begriff definiert⁶:

Der Workflow bildet automatisierte oder formalisierte Geschäftsprozesse flexibel ab. Dabei werden auch externe Dienstleister integriert. Ein Workflow dient der Organisation und Koordination von kooperativer Arbeit.

Ein Beispiel soll das verdeutlichen: ein Redakteur verfasst einen Artikel für das Web-Angebot seiner Firma. Bevor der Artikel auf der Web-Seite veröffentlicht wird, muss er zunächst vom Chefredakteur korrekturgelesen werden. Wenn der Inhalt nicht in Ordnung ist, kann ihn der Chefredakteur entweder selbst bearbeiten und danach freigeben, oder ihn noch einmal an den Redakteur zur Bearbeitung zurückschicken. Nach der Freigabe durch den Chefredakteur erscheint der Artikel schließlich auf der Webseite.

Das Fluss-Diagramm des Vorgang zeigt Abbildung 2.

Abbildung 2: Fluss-Diagramm eines Workflows

Dieser Vorgang lässt sich mit Hilfe eines Workflow-Systems realisieren. Beim Einrichten des CMS müssen die Arbeitsabläufe geplant und im Workflow-System des CMS eingerichtet werden. Sehr komfortable Systeme stellen dafür einen grafischen Editor zur Verfügung, so dass man das zuvor gezeigte Diagramm in ähnlicher Form in das System übernehmen kann.

Für den sinnvollen Einsatz eines Workflow-Systems ist eine ausgefeilte Benutzerverwaltung mit Berechtigungen und Rollen notwendig. Damit Workflows auch richtig abgearbeitet werden können muss das System einen Benutzer als Eigentümer bestimmter Rollen erkennen können und ihm die entsprechenden Aktionen zur Verfügung stellen.

In der oben zitierten Definition des Workflow-Begriffs wird auch die Einbindung externer Dienstleistungen erwähnt. Dieser Aspekt zeichnet zwar ein gutes Workflow-System aus, ist aber kein unbedingtes Muss. Im Bereich der Content-Management-Systeme ist es hier zum Beispiel denkbar, dass Artikel von externen Nachrichtenanbietern automatisiert regelmäßig in das System einfließen und der Chefredakteur auch diese durchsehen und freigeben muss.